今回は仕事の効率化について綴ります。
普段より自分が心掛けていることとして、2点あり、それは
- 「仕事」と「作業」を見極める。
- 自分で「仕事」は人に振り「作業化」する。
上記2つになります。早速以下に解説していきます。
「仕事」と「作業」を見極める
まずは①についてですが、これは新卒で会社に入った当時の上司言われた言葉です。
その「仕事」が本当に自分がしなければならない、「自分しかできない仕事」なのか、もしくは比較的誰でもできる、極論を言うと「パート・アルバイト」でもできる「作業」なのか見極めろ。という内容でした。
例を出して話をすると、僕は前職では管理業務を行っており、社内調整や元請け、下請け業者との交渉を行っておりました。
一方で日々の日常業務も勿論ありデータ収集、請求データ作成、請求書発行などがありました。
僕が担当になった当時、これらの業務を全て前任者から日々の業務として行っていましたが、慣れない業務で毎日遅くまで残業せざるを得ない状態でした。
そんな中、上司と面談をし、この状況を改善する為にまずは業務整理（自分がするべきこと、他人でもできること）を行い、仕事の仕分け作業を行いました。
次に②を行います。
自分ができる「仕事」は人に振り「作業化する」（事務作業など）
仕分け作業を行った後は、パートさんが作業をし易いようにマニュアル作成を行っていきました。
ただ、意外とこのマニュアル作成というのが難しく、大前提として
- 自分がその作業を全て把握しておかないといけない。
- （その作業を知らない）他人が見ても理解できるようにゼロベースで方法を記載していかないといけない。
上記が挙げられます。
パートさんともコミニュケーションを取りながら、マニュアルを作成していき、何とか「仕事」を「作業」化させることに成功しました。こうして少しずつ従来の業務の負担をかなり軽減化させることができ、僕自身も別の様々な新規の業務に携わることができました。
日々のルーティンワークに追われている人こそ、今一度業務の仕分け・整理を行い、人に振・仕事と作業を見極めるるように体制作りを行うことが、仕事の効率を良くする方法だと思います。
中には作業を振れる人がいない、そんな環境下にないという人も出てくるかと思いますが、
そういう状態では今回の話以前の問題のように思えますのでそこは逆に会社全体の組織・マネジメント体制を見直した方が良いと思われます。
仕事→効率化の為のまとめ
ここまでの方法から、下記がまとめとなります。
- 仕事と作業を見極める常に「人にさせる」準備をしておく。
- 単純なデータ抽出、入力は真っ先に「作業化」する。
- 最終的には自分が必ずチェックし、責任は自分が負う（任せた人のせいにしない）
上記を意識して仕事に取り組むと間違いなく仕事の効率化は進むと思います。
